Comment partager efficacement des documents et échanger des informations entre professionnels Présentiel

• Favoriser la collaboration grâce aux outils Microsoft 365 à votre disposition.
• Bien utiliser les outils collaboratifs de Microsoft 365 de manière rapide, sécurisé (respect du RGPD) et efficace (respect des règles RNO de l'organisation)

Dans un contexte professionnel avec des fortes contraintes de sécurité, nous guidons l'apprenant pas à pas à travers des cas d'usage spécifiques à votre contexte intégrant Outlook, Teams, OneDrive et d'autres outils essentiels de Microsoft 365. 

Nous proposons un parcours adapté à des profils et des postes différents, afin d'utiliser efficacement les outils qui leur correspondent.

1. Accueil et présentation (15 min)
2. Présentation des différents espaces de stockage disponibles (45 min)
   • Comment accéder aux espaces et partager un document.
   • Dans quel cas utiliser chacun d'entre eux.
   • Avantages et inconvénients de chacun.
   • Partager des fichiers ou coéditer du contenu.
   • Mise en pratique : Mettre en œuvre de toutes les étapes nécessaires au partage d'un document par mail et dans les outils Office 365.
3. Savoir utiliser la solution Teams et les outils techniques à disposition dans le cadre sécuritaire de la Fondation (45 min)
   • Comment utiliser le matériel à ma disposition.
   • Utiliser Teams pour échanger en direct ou en différé.
   • Participer à une équipe Teams.
   • Mise en pratique : Créer une réunion à distance, brancher mon ordinateur dans une salle de visio, l'enregistrer et partager les documents. 
4. Pause (15 min)
5. Appliquer les bonnes pratiques RNO et de sécurité dans mon utilisation quotidienne d'Office 365 (45 min)
   • Partager des fichiers, des données, des actualités et des ressources sur SharePoint.
   • Savoir nettoyer sa messagerie.
   • Utiliser le bon mode de communication selon le contexte : mail, SMS ou communication orale. 
   • Comment trier l'ensemble de mon activité numérique dans l'organisation.
   • Mise en pratique : appliquer la procédure de nettoyage de la messagerie.
6. Être capable d'animer des espaces collaboratifs dans les outils validés par la DSIO (30 min)
   • Faire le bon choix selon le contexte entre les outils à ma disposition : Stream, Forms, Planner, OneNote, Teams, ...
   • Créer un espace collaboratif dans les différents outils.
   • Mise en pratique : Créer une note partagée, un formulaire, un planning. Mettre à jour les documents et les partager avec l'équipe.
7. Conclusion (15 min)

Connaissances de base de la suite Office et du web. 

Nous recommandons que les stagiaires aient accès aux logiciels cibles des formations dans leurs environnements numériques habituels.

Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de mises en situation, travaux pratiques…

Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Cette formation est ouverte à toutes et à tous. Nous nous adaptons.

Personne en situation de handicap : Merci de nous contacter pour que nous puissions prendre en compte vos besoins particuliers.

• Analyser ses pratiques pour les faire évoluer
• Développer une pratique commune de partage de l'information
• Savoir partager des documents de manière rapide et en accord avec les règles RGPD en vigueur
• Savoir optimiser l'utilisation de son espace de stockage et sa messagerie
• Savoir utiliser les outils de visioconférence dans un contexte technique et sécuritaire particulier
• Être capable de créer des espaces collaboratifs dans les outils validés par l'organisation